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“eh da”-Kosten in der Kommunikation – Plädoyer für eine Vollkostenrechnung

In meinen Seminaren erlebe ich es immer wieder. Ein Teilnehmer fragt in die Runde der Kollegen: “Was kostet denn Euere Mitarbeiterzeitschrift? Ich würde gerne mal einen Vergleich zu unseren Kosten haben.” “Also, Grafikagentur, Druckkosten und Versand – zusammen rund xx.000!” So oder ähnlich lautet dann meist die Antwort. Es werden nur die Kosten angeführt, die sich in Form einer Rechnung niederschlagen; der eigene Zeitaufwand und gegebenenfalls der von Kollegen bleibt unberücksichtigt; die sind ja “eh da”.
Das ist die Situation in den Kommunikationsabteilungen der meisten Unternehmen: Es gibt keinen Überblick über die Gesamt-/Vollkosten, die für die einzelnen Medien, Projekte und Maßnahmen angefallen sind. Dabei ist es doch nachvollziehbar, dass es nur bei einer Vollkostenbetrachtung möglich ist,
■ Preise am und mit dem Markt zu vergleichen,
■ Kosten-/Nutzenvergleiche zwischen verschiedenen Medien und Maßnahmen anzustellen,
■ Kostentransparenz gegenüber den internen Auftraggebern herzustellen und
■ die Kosten einzelner Kommunikationsprodukte mit anderen Unternehmen zu vergleichen.        

Alle Kosten zu erfassen, ist weder besonders schwierig noch unangemessen zeitaufwendig:
■ Alle anfallenden Aufgaben (Medien, Maßnahmen bzw. -pakete etc.) werden als Projekte oder Aufträge definiert.
■ Die angefallenen (externen) Sachkosten werden den jeweiligen Projekten bzw. Aufträgen zugeordnet.
■ Umlagen (z. B. für Informations- und Kommunikationstechnik) werden nach einem bestimmten Schlüssel auf die Projekte/Aufträge verteilt.
■ Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter, die auf die definierten Projekte/Aufträge entfallen, werden erfasst und mit marktüblichen Stundensätzen bewertet.

Und warum wird es nicht gemacht? Gerade die beiden letzten Punkte werden als unnötig bzw. als lästige Kontrolle empfunden. Der Nutzen wird nicht gesehen. Dabei ist die Ermittlung des Gesamtaufwands eine wesentliche Voraussetzung für effizientes  Managen der Kommunikation – nicht mehr und nicht weniger.

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